Concepito come una soluzione temporanea per le imprese straniere in funzione di una fisiologica evoluzione in società di capitali, l’Ufficio di Rappresentanza in Cina è stato oggetto di un intervento legislativo volto a contrastare l’uso distorto dello stesso da parte delle società straniere, attraverso l’emanazione di norme più restrittive sulla registrazione e gestione degli Uffici di Rappresentanza. Nonostante questo l’Ufficio di Rappresentanza rimane la forma giuridica più “leggera” (in termini di costi di struttura e tempi di costituzione) e di più rapida realizzazione che consente una presenza diretta nel mercato cinese a costi limitati.

In base alla normativa cinese in materia, l’Ufficio di Rappresentanza è un soggetto privo di personalità giuridica (per intenderci, non è giuridicamente o patrimonialmente distinto dalla società madre che risponde in via diretta ed esclusiva degli atti dell’Ufficio), al quale è consentito svolgere attività di pubblicità e promozione ma non attività commerciale diretta. In sintesi l’Ufficio di Rappresentanza non può importare o esportare merce per conto dell’impresa italiana, né può stipulare contratti di vendita o incassare pagamenti o emettere fattura (al riguardo, fanno eccezione gli Uffici di Rappresentanza di studi di consulenza ai quali invece è consentito svolgere in loco fornire i propri servizi, ricevere pagamenti, emettere fatture e, nel caso, generare utili che potranno essere rimpatriati). D’altro lato, gli è però permesso espletare attività di monitoraggio del mercato (ad es. ricerche di mercato, interviste ai consumatori, gestione dei reclami, etc), pubblicizzare e promuovere sia il marchio che i prodotti, stimolare le vendite, negoziare con clienti e fornitori condizioni e termini dei contratti (i quali però potranno e dovranno essere stipulati e sottoscritti direttamente dalla società italiana) nonché svolgere attività di controllo della qualità della merce venduta o acquistata (attività che in tal caso può essere espletata prima ancora che lasci il sito produttivo) e monitorare la corretta esecuzione da parte dei propri distributori o fornitori di eventuali servizi forniti in loco (in particolare si pensi alla gestione dell’assistenza post-vendita).

Ciò detto, considerando che la normativa cinese in materia non prevede alcuna soglia minima di investimento per la registrazione, attraverso un Ufficio di Rappresentanza l’impresa italiana può dunque dotarsi di un avamposto commerciale i cui unici costi saranno dati dalla locazione dell’immobile scelto come sede dell’Ufficio di Rappresentanza, dalle spese correnti di gestione, dai tributi (statali e locali) ed, eventualmente, dalle spese derivate dall’impiego di personale locale. Essendo queste le uniche voci di costo dell’Ufficio, al fine di una gestione oculata delle stesse, è bene offrire alcuni chiarimenti di taglio pratico:

a) sulla sede dell’Ufficio di Rappresentanza: fra i documenti necessari alla registrazione dell’Ufficio è annoverato il contratto di acquisto o di locazione dell’immobile, corredato del cd. certificato di proprietà. Ai fini della registrazione dell’Ufficio è necessario che l’immobile sia idoneo a tale uso. Al riguardo è perciò opportuno che la società italiana ponga, a carico del proprietario/locatore, l’obbligo di consegnare i documenti necessari a dimostrare la predetta idoneità e la relativa responsabilità in caso di rigetto dell’istanza di registrazione da parte dell’autorità locale. Inoltre è fondamentale condizionare la validità e durata del contratto rispettivamente all’ottenimento della registrazione dell’Ufficio ed agli eventuali rinnovi;

b) sulla tassazione dell’Ufficio di Rappresentanza: è previsto, quale obbligo a carico degli Uffici di rappresentanza, la tenuta dei libri e delle scritture contabili sulla scorta dei quali saranno stimati i costi (e i ricavi, se ove consentiti, vd. supra) dell’Ufficio di Rappresentanza necessari alla determinazione della base imponibile e delle relative imposte. Tuttavia è bene precisare che gli Uffici di Rappresentanza che non siano considerati quali stabili organizzazioni (ai sensi della convenzione Italia-Cina contro le doppie imposizione), possono inoltrare un’apposita istanza alle autorità locali competenti, al fine di ottenere il riconoscimento di tale status e dunque la conseguente esenzione in quanto non qualificabile come soggetto fiscale (N.B.: il riconoscimento di tale status è a discrezione delle autorità locali i cui criteri interpretativi possono variare e pertanto, in fase di stima preventiva dei costi di gestione, si consiglia di eseguire ciò che nel nostro ordinamento è definito interpello);

c) sull’ impiego di personale locale: attraverso la registrazione di un Ufficio di Rappresentanza, un impresa italiana potrà disporre della forza lavoro non solo dei propri dipendenti quali rappresentanti in loco (la registrazione di un Ufficio di Rappresentanza è peraltro essenziale per ottenere i visti lavorativi e i permessi di residenza per i propri dipendenti distaccati in Cina quali propri rappresentanti) ma anche di personale locale. Tuttavia è necessario precisare che l’Ufficio di Rappresentanza non può assumere direttamente personale locale ma deve affidarsi alle società di servizi appositamente autorizzate dal governo (ad es. FESCO, CIIC, CITDC). In altri termini, mentre l’Ufficio di Rappresentanza potrà espletare tutte le attività di selezione di personale (dalla pubblicazione di annunci, alla interviste, ai test di valutazione, etc), l’assunzione dovrà avvenire per il tramite di un’agenzia locale delle predette società di servizi e l’Ufficio dovrà sopportarne i relativi costi.

Da quanto sin qui detto, si può intuire che l’Ufficio di Rappresentanza rimane un utile strumento per le imprese che, in vista di un’espansione commerciale, intendano avere una presenza diretta nel mercato cinese in tempi brevi (in media un mese dal deposito della documentazione occorrente) con dei costi di gestione limitati e senza le “rigidità” e responsabilità che sono proprie di tutte le strutture societarie.